Sete Problemas nas Finanças do Condomínio

Quais São os Sete Problemas?

Este pequeno apontamento não encerra todos os problemas que costumeiramente acontecem nos Condomínios, sendo fruto de vivência e observação dos casos em concreto, merecendo um olhar mais detido, e pronta atuação quanto à revisão da Administração, Contabilidade e das Finanças, seja você Síndico, Gestor, Conselheiro, Morador, Investidor. Para isto, listo a seguir, as 7 principais ocorrências financeiras nos condomínios e para cada um deles, o monitoramento.

01 - PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA:

Precisa ser apresentada, aprovada e cumprida;

02 - VERIFICAÇÃO:

Documentos, normas, qualificação e tributos;

03 - PRESTAÇÃO DE CONTAS:

Certifique-se que as contas foram prestadas;

04 - INSPEÇÃO E MANUTENÇÃO:

Tudo deve ser auditado;

05 - PERFIL, INADIMPLÊNCIA E ESTRATÉGIA:

Separar para conquistar;

06 - ONDE ESTÁ O DINHEIRO?:

Aplicar o dinheiro corretamente;

07 - CLASSIFICAÇÃO CONTÁBIL:

Deve ser transparente e correta.

As previsões orçamentárias precisam ser apresentadas, aprovadas e cumpridas

Se o condomínio descumpriu a previsão orçamentária aprovada em assembleia, prepare uma auditoria interna, separando os grupos e contas contábeis, o que permitirá a identificação e localização dos acontecimentos. Sempre consulte a contabilidade, a administradora e faça verificação preventiva diária ou semanal. O acompanhamento deve ser efetuado em todo momento, impedindo surpresas e eliminando a ocorrência dos problemas. Ao assumir o gerenciamento do condomínio, revise o rateio de despesas para se certificar de que há dinheiro para pagar as contas. Sem esta revisão, pode haver problemas de falta de pagamento e consequentemente, o prédio precisa equacionar a entrada e saída de valores.

Desconformidade na documentação, no cumprimento de normas, nos treinamentos e problemas tributários

Verifique a média de notas emitidas, separe gastos sem comprovação de nota fiscal, revise o cheklist de pessoal e de terceirizados e veja se existem relatórios de tributos. Não havendo o relatório acusando o pagamento dos tributos, o condomínio já apresenta passivos.

Quando foi a última prestação de contas?

Não é incomum, infelizmente, que a auditoria se depare com a falta da prestação das contas pela administração que saiu. Está na lei (artigos 1.348, inciso VIII, e 1.350, ambos do CCB) que as contas devem ser prestadas anualmente à assembleia geral de condôminos e, se não houve, é indício de irregularidade.

Falta de inspeção predial e de plano de manutenção

Ao assumir o gerenciamento do condomínio, faça imediatamente uma inspeção predial em todos os setores e estabeleça um plano de manutenção que deve ser cumprido à risca, evitando-se dinheiro mal gasto e proporcionando aplicação correta de valores, o que gerará economia futura.

Verifique a inadimplência e elabore uma estratégia de cobrança

Há a necessidade de conhecer o porque e a total inadimplência do condomínio, traçando um perfil dos inadimplentes (através dos relatórios financeiros), estabelecendo uma conversa franca (procurar saber o motivo da inadimplência) e, depois, estabelecer um plano realista para o recebimento dos valores.

Composição das despesas

Nem sempre a composição das despesas para pagamento aos prestadores de serviços está correta. Sem estabelecer um modelo de gestão da edificação, pode haver dinheiro sendo gasto onde não deve. Realinhe o quanto antes.

Gastos e despesas

Verifique diariamente se o dinheiro que está sendo gasto no condomínio se transforma em investimento a proporcionar bem estar e comodidade aos condôminos. Separe os valores atribuídos aos investimentos dos custos e despesas, porque quando não houver essa separação, acarretarão classificações contábeis equivocadas e implicarão na constante revisão da previsão orçamentária.